1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen het SW-Retail kassasysteem en e-Boekhouden.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in e-Boekhouden, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor SW-Retail en in de FAQ voor e-Boekhouden.
Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....
Voor het installeren van de koppeling neem je contact op met SW Retail.
Wil je de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je daarnaast contact op te nemen met SW Retail zodat zij de connectie ook vanuit hun kant uit kunnen zetten.
2.Hoe de koppeling werkt
- Dag-mutatie: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één Dag-mutatie in e-Boekhouden geplaatst. .
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte mutatie of factuur in e-Boekhouden geplaatst.
- Hybride: Een combinatie van de eerste twee opties op basis van betaalmethoden.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar e-Boekhouden.
Aan het begin van de verwerking van een bon voeren we een aantal controles op de SW-Retail bon uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de SW-Retail bon gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bon een overeenkomstige BTW code in e-Boekhouden bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Bij het gebruik van de hybride optie - dus zowel dagomzet als het doorzetten van individuele bonnen - controleert de koppeling de dagomzet en de individuele bonnen zoals hierboven beschreven. De koppeling controleert daarnaast of de bon een debiteur heeft en slechts 1 betaalmethode. Heeft de bon meer dan 1 betaalmethode of geen debiteurgegevens dan zal de bon niet worden doorgezet.
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-mutatie doorgezet naar e-Boekhouden. In de regels van de e-Boekhouden dag-mutatie staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie
Het doorzetten van een SW-Retail bon naar e-Boekhouden gebeurt in drie stappen:
- De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in e-Boekhouden. Voor een nieuwe debiteur moeten we een veld Code meegeven. Dit wordt het debiteurnummer in e-Boekhouden. We gebruiken hier dezelfde logica als e-Boekhouden. Matching van debiteuren tussen SW-Retail en e-Boekhouden vindt plaats op emailadres.
- Producten Bij de optie facturen gebruikt de koppeling de SKU in de factuurregels. Is dit product niet aanwezig in e-Boekhouden dan zal e-Boekhouden de factuur weigeren of op een willekeurig product boeken. Helaas kan de koppeling geen nieuwe producten aanmaken in e-Boekhouden.
- De e-Boekhouden transactie (mutatie, factuur) wordt aangemaakt en doorgezet.
De dagomzet wordt eenmaal per dag doorgezet, de individuele bonnen ieder uur.
Nadat de bon of dagomzet is doorgestuurd en een succesmelding van e-Boekhouden is ontvangen wordt de bon / dagomzet als afgehandeld aangemerkt. De bon / dagomzet verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft e-Boekhouden een foutmelding terug bij het verwerken van de bon / dagomzet dan zie je dit terug bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bon / dagomzet met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bonnen / dagomzet opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar e-Boekhouden verderop in de handleiding.
3.Nodig: SW-Retail kassasysteem connectie
Voor het leggen van de koppeling met SW-Retail kan je een account aanmaken op webwinkelboekhouden. SW-Retail krijgt bericht zodra je een account hebt aangemaakt. De koppeling wordt dan automatisch geactiveerd binnen 2 werkdagen. Wanneer dit is gelukt, krijg je een bericht zowel in de mail als op je dashboard in de cloudomgeving. Hierin staat informatie hoe je de kopeling verder kan configureren in SW-Retail.
4.Nodig: e-Boekhouden.nl codes
- Een gebruikersnaam
- Beveiligingscode 1
- Beveiligingscode 2
5.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
1. Het leggen van de connectie met de SW-Retail kassasysteem. SW-Retail regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met e-Boekhouden. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie e-Boekhouden administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
De authenticatie wordt door SW-Retail gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
Authenticatie e-Boekhouden.nl
Het rode bolletje en de rode Connect knop bij e-Boekhouden op het Configuratie-scherm geeft aan dat de connectie met e-Boekhouden nog niet geldig is. Om de connectie te activeren klik je op de rode Connect knop. Je ziet dan een scherm met daarin de velden voor een gebruikersnaam en twee beveiligingscodes. Hier vul je de gebruikersnaam en de twee beveiligingscodes in die je in de vorige sectie hebt bepaald.
Voor e-Boekhouden facturen moet een factuursjabloon worden meegegeven. Helaas kan de koppeling de factuursjablonen in de e-Boekhouden administratie niet ophalen. Daarom gebruikt de koppeling als default de naam Factuursjabloon. Wil je een ander factuursjabloon gebruiken dan kun je de naam van het sjabloon invullen als je op Wijzigen klikt.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassasysteem en de BTW codes en omzetrekeningen in e-Boekhouden. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Er is een aparte instelling voor de BTW voor de betalingen. In bijna alle gevallen zal hier BTW code GEEN ingevuld moeten worden. Instellen van de grootboekrekening is niet nodig omdat voor iedere betaalmethode apart een grootboekrekening ingesteld kan worden.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden in de kassasysteem en de tussenrekeningen uit e-Boekhouden.
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.
6.Day-to-day: Vanuit SW-Retail kassasysteem
Doorzetschema: Eenmal per dag worden alle bonnen eenmalig doorgezet. Dit gebeurt ’s nachts.
De volgende informatie sturen wij mee met elke bon:
- Factuurnummer
- Datum van de bon
- Totaalbedrag exclusief BTW
- Totaalbedrag inclusief BTW
- Totaalbedrag BTW
- Producten
- Artikelomschrijving
- Artikelnummer van de fabrikant
- Aantal
- Totaalbedrag deze regel inclusief BTW
- Totaalbedrag deze regel exclusief BTW
- Totaal BTW bedrag van deze regel
- BTW Tarief
- Korting inclusief BTW
- Gekoppelde klantkaart*
- E-mailadres
- Relatiecode SW-Retail
- Naam
- Achternaam
- Postcode
- Woonplaats
- Land
- Telefoonnummer
- Betaalmethode
- Naam van de betaalmethode
- Bedrag dat is betaald
*Wanneer er geen klantkaart gekoppeld is zal het systeem waarop deze bon is afgerekend als klant worden beschouwd.
7.Day-to-day: Naar e-Boekhouden.nl
Aanmaken facturen / verkooptransacties
De bonnen uit SW-Retail worden in e-Boekhouden geimporteerd als mutaties of facturen. Per bon worden de BTW en grootboekrekening meegegeven zoals ingesteld bij de installatie van de koppeling.
Bij het aanmaken van een OSS factuur of mutatie in e-Boekhouden verschijnen per regel in de SW-Retail bon twee regels in de e-Boekhouden mutatie / factuur. De eerste regel in de e-Boekhouden mutatie / factuur bevat het bedrag excl BTW en de tweede regel het BTW bedrag. De eerste regel wordt op een omzet rekening geboekt, de tweede regel op een BTW rekening. De omzet en BTW rekeningen zijn in te stellen via tab Configuratie van het dashboard.
Let op: Bij het aanmaken van mutaties geeft de koppeling een verkoopnummer mee. Is er al een mutatie met dat nummer dan zal de bestaande mutatie overschrijven. Zorg dus altijd dat de verkoopnummers uniek zijn, zeker als je meerdere koppelingen op 1 e-Boekhouden laat binnenkomen.
Aanmaken nieuwe debiteuren
Bij het aanmaken van een mutatie of factuur in e-Boekhouden wordt de code van de relatie in e-Boekhouden gebruikt. De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in e-Boekhouden. Zo ja, dan zal de koppeling de relatiecode van deze bestaande e-Boekhouden debiteur gebruiken. Zo nee, dan maakt de koppeling de debiteur aan in e-Boekhouden.
De koppeling maakt een RelatieCode voor de nieuwe e-Boekhouden debiteur aan. De werkwijze is dezelfde als wanneer je zelf de mutatie of factuur in e-Boekhouden zou aanmaken. De methode die de koppeling uitvoert is:
1. Bepaal de bedrijfsnaam en de naam van de debiteur. Voor de naam van de debiteur wordt de voornaam aan de achternaam geplakt.
2. Bepaal of de bedrijfsnaam of persoonlijke naam van de debiteur als basisnaam gebruikt wordt. Als de bedrijfsnaam aanwezig is wordt dit de basisnaam. Anders de voor- plus achternaam.
3. Neem max de eerste 10 karakters van de basisnaam
4. Bepaal of de basisnaam vaker in e-Boekhouden voorkomt. Zo ja, dan heeft deze een of meerdere volgnummers. Bepaal het eerste vrije volgnummer en plak dit aan de basisnaam.
Voorbeeld: Als de bedrijfsnaam leeg is en de naam is Klaartje Pietersen dan wordt de basisnaam KlaartjePietersen. We pakken hier de eerste 10 karakters van. Dat wordt dus KlaartjePi. Komt deze al 5 keer voor en is de hoogste KlaartjePi4 dan wordt de debiteurcode KlaartjePi5.
De matching tussen en e-Boekhouden voor debiteuren gebeurt op basis van het emailadres.
Let op: De koppeling zal nooit debiteuren wijzigen in e-Boekhouden. Het veld emailadres wordt gebruikt voor de matching van debiteuren. Voor koppelingen die voor 28 oktober 2023 zijn gestart en die doorzetten naar e-Boekhouden mutaties geven we de debiteur gegevens mee in de mutatie en bepaalt e-Boekhouden zelf de debiteur code.
Uitwerking veldniveau aanmaken e-Boekhouden
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Factuurnummer | 3908 | Dit is optioneel, wij adviseren om e-Boekhouden de factuurnummers zelf te laten bepalen. Dan zijn ze zeker uniek en opvolgend. Wil je het factuurnummer toch meegeven dan kan hiervoor het SW-Retail gebruikt worden. |
Relatiecode | 2023031416200123 | De RelatieCode van de debiteur in e-Boekhouden. Het kan zijn dat de debiteur in een eerdere stap door de koppeling aan e-Boekhouden is toegevoegd. |
Datum | 2023-01-11 | Datum bestelling |
Betalingstermijn | 14 | |
BoekhoudmutatieOmschrijving | REC1234 - mollie | Bonnummer - betaalmethode (indien aanwezig) |
AutomatischeIncasso | false | Kan niet aangepast worden |
Factuursjabloon | Factuursjabloon | De naam van het factuurprofiel, default Factuursjabloon. Indien je het factuurprofiel niet kunt instellen in tabblad Configuratie, dan kun je de naam aan ons doorgeven, en stellen wij het in. |
Producten | De artikelcodes van de producten in e-Boekhouden. Het kan zijn dat de koppeling hiervoor in een eerdere stap producten heeft aangemaakt in e-Boekhouden. | |
InBoekhoudingPlaatsen | true | Kan niet aangepast worden |
Regels | ||
Aantal | 1 | |
Code | 6940478067395 | Code product in e-Boekhouden |
Omschrijving | 2 weken verlenging | De omschrijving in de regel |
PrijsPerEenheid | 8.22 | Eenheidprijs excl BTW |
BTWCode | HOOG_VERK_21 | Zoals ingesteld via het dashboard |
TegenrekeningCode | 8000 | Zoals ingesteld via het dashboard |
KostenplaatsID | 0 | Deze wordt nooit meegegeven |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
SOORT | 2 | Factuurbetaling ontvangen, dit is niet aan te passen. |
REKENING | 1300 |
Meestal 1300, maar is op verzoek aan te passen. Rekening die is ingesteld voor de betaalmethode - dit is een financiele rekening in e-Boekhouden. |
OMSCHRIJVING | REC1234 | Betaling betaalmethode - verkoopnummer in betaling. |
FACTUUR | REC1234 | verkoopnummer in betaling |
BETALINGSKENMERK | REC1234 | |
DATUM | 01-01-2023 | |
INEX | EX | |
RelationCode | Debiteur uit de OpenPosten lijst bij de verkoopmutatie | |
Regels | ||
BEDRAGEXCL | 99.09 | Bedrag excl BTW |
BEDRAGINCL | 119.90 | Bedrag incl BTW |
BTWBEDRAG | 20.81 | BTW bedrag |
BTWPERC | HOOG_VERK_21 | Zoals ingesteld op het dashboard |
TEGENREKENING | 8000 | Zoals ingesteld op het dashboard |
8.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....