1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Polygon en Exact Online.
De koppeling zorgt dat kassa-afsluitingen uit de Polygon kassa automatisch worden doorgezet naar kasboekingen in Exact Online.Omdat de kassa-afsluitingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Exact Online, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Polygon en in de FAQ voor Exact Online.
Voor het installeren van de koppeling neem je contact op met Polygon.
Wil je de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je daarnaast contact op te nemen met Polygon zodat zij de connectie ook vanuit hun kant uit kunnen zetten.
2.Hoe de koppeling werkt
Boeken kassa-afsluiting
Kassa-afsluitingen worden ieder uur opgehaald. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één kasboeking doorgezet naar Exact Online. In de regels van de Exact Online kasboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Aan het begin van de verwerking van een kassa-aflsuiting voeren we een aantal controles op de Polygon kassa-aflsuiting uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Polygon kassa-aflsuiting gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de kassa-aflsuiting een overeenkomstige BTW code in Exact Online bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de kassa-aflsuiting niet eerder is doorgezet.
Nadat de kassa-aflsuiting is doorgestuurd en een succesmelding van Exact Online is ontvangen wordt de kassa-aflsuiting als afgehandeld aangemerkt. De Polygon kassa-aflsuiting verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Exact Online een foutmelding terug bij het verwerken van de kassa-aflsuiting dan verschijnt de kassa-aflsuiting bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de kassa-aflsuiting met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de kassa-afsluitingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Exact Online verderop in de handleiding.
3.Nodig: Polygon
- Voor deze koppeling is het nodig om een extra module in PolyTouch af te nemen. Polygon zal deze dan aanzetten op de PolyTouch-kassasystemen: het gaat om module met nummer 35: Wisteria.
- Zodra deze module aan staat, dient u eenmalig de koppeling in te stellen. Het kassasysteem dient hiervoor verbinding te hebben met internet. Indien u meerdere kassa-pc's in een netwerk heeft, hoeft u deze instellingen enkel op het hoofdstation te doen.
- Ga binnen PolyTouch naar Onderhoud > Instellingen > Omzet. Klik op de knop 'Wisteria-koppeling'
- In het dialoogvenster 'Instellingen voor boekhoudkoppeling via Wisteria', vult u het Client Id en Client Secret in die u ontvangt van webwinkelfacturen.nl
- Klik vervolgens op de knop 'Autoriseer koppeling': als de juiste gegevens zijn ingevuld, verschijnt in het veld 'Status' de tekst "Gekoppeld als client id [x] aan Wisteria", waarbij [x] gelijk is aan de waarde die u bij client-id heeft ingevuld.
- Klik op de knop 'Verbinding testen' om de communicatie te testen. Als het goed is, verschijnt een venster met als titel 'Verbinding OK'.
- Klik op de groene knop om het venster te sluiten.
- Vink het vinkje 'Bij afsluiten' links van de 'Wisteria koppeling knop aan':
- Indien u nog andere kassa-pc's in een netwerk heeft, dient u de kassa-software hierop opnieuw te op te starten, nadat u het bovenstaande heeft ingesteld.
4.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
1. Het leggen van de connectie met de Polygon kassa. Polygon regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Exact Online. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Exact Online administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
De authenticatie wordt door Polygon gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
De authenticatie met Exact Online loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Exact Online voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Exact Online account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Exact Online gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je via een andere Exact Online gebruiker de connectie wilt leggen - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Kassa-afsluitingen uit Polygon kunnen worden doorgezet naar Exact Online bestellingen, facturen of verkoopboekingen. Via de contract-instellingen is de gewenste optie te selecteren.
Divisiecode Exact Online
Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Exact Online eerst de divisiecode van je Exact Online administratie instelt. Zolang de divisiecode onbekend is kunnen gegevens uit je Exact Online administratie, zoals BTW codes, grootboekrekeningen, dagboeken en betaalcondities zijn afhankelijk van deze divisiecode, niet opgehaald worden. Na het instellen van de divisiecode kan het handig zijn om de de gegevens opnieuw op te halen uit Exact Online. Dit doe je via de twee pijltjes naast de copy-knop.
Dagboek Exact Online
Er dient een dagboek ingesteld te worden voor de boekingen. Voor het aanmaken van verkoopboekingen dient hier een verkoopdagboek te worden ingesteld. Voor Nederlandse administraties is dit meestal dagboek 70 en voor Belgische administraties 700. Voor de omzetboekingen dient een kasdagboek te worden ingesteld. Voor Nederlandse administraties is dit meestal dagboek 10.
Betaalconditie Exact Online
Bij het aanmaken van nieuwe debiteuren zal de koppeling een betaalconditie instellen. Via de dropdown kan de betaalconditie geselecteerd worden die de koppeling aan nieuwe debiteuren toevoegt. Deze betaalconditie wordt niet toegevoegd als het een bestaande debiteur betreft.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Exact Online. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
De BTW tarieven uit de Polygon kassa opgehaald en in het overzicht getoond.
De Exact Online BTW codes worden getoond afhankelijk van de contract instellingen. Is er gekozen voor Exact Online excl dan zullen alleen de Exact Online BTW codes excl worden getoond. Is gekozen voor Exact Online incl dan worden alleen de Exact Online BTW codes incl getoond. Alleen de Winst en Verlies grootboekrekeningen aan de credit-zijde worden getoond.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd.
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden in de kassa en de tussenrekeningen uit Exact Online.
De tussenrekeningen die getoond worden zijn Balansrekeningen aan de debet zijde. Indien in de naam van de rekening de string posledger staat, dan wordt deze rekening ook getoond. Let op: Voor de betaalmethoden mogen geen kas-rekeningen worden ingesteld, ook niet voor de betaalmethode contant of cash. De reden is dat de koppeling een kasboeking in Exact Online aanmaakt.
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.
5.Day-to-day: Vanuit Polygon
- Als het vinkje 'Bij afsluiten, automatisch exporteren naar Wisteria-koppeling' aanstaat, dan exporteert PolyTouch bij het afsluiten van de dagomzet, de volgende gegevens naar het boekpakket:
- 1 dagafsluiting (via closureapi/addclosures), bevattende:
- de dagtotalen verkocht per grootboeknummer (productcategories). Eventuele ontbrekende productcategories zullen automatisch worden aangemaakt in Wisteria (via categoryapi/addcategories)
- de dagtotalen ontvangen per betaalmethode (payments). Eventuele ontbrekende paymentmethods zullen automatisch worden aangemaakt in Wisteria (vi paymentmethodapi/addpaymentmethods).
- de handmatig ingevoerde contante kasboekingen (als betalingen)
- de handmatig ingevoerde correcties op girale betaalmethodes (als betalingen)
- een kas-tegenboeking (als betaling), zodat de som sluitend is
- Dag dagafsluiting wordt voor elke dag waarop omzet in het kassasysteem is geregistreerd gedraaid, d.m.v. een handeling door de gebruiker (dit hoeft niet op de dag zelf te gebeuren).
6.Day-to-day: Naar Exact Online
7.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....