1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed Retail X-Series en Yuki.
Deze koppeling zorgt dat bonnen in de Lightspeed Retail X-Series kassa automatisch worden doorgezet naar Yuki. De bonnen worden per stuk doorgezet als factuur naar Yuki, of per dag verzameld en als memoboeking in Yuki geplaatst. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Yuki, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Lightspeed Retail X-Series en in de FAQ voor Yuki.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling. De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen. Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een andere kassa of boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
2.Hoe de koppeling werkt
- Dag-memoboeking: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één memoboeking in Yuki geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte factuur in Yuki geplaatst.
- Hybride: Een combinatie van de eerste twee opties op basis van betaalmethoden.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Optie 1: Aanmaken memoboeking
Bij het aanmaken van de memoboeking worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één memoboeking doorgezet naar Yuki. In de regels van de Yuki memoboeking staat de omzet per BTW code of productcategorie.
Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als facturen naar Yuki.
Optie 3: Hybride
Deze optie is een mengvorm van de opties memoboeking en Individueel. Je kunt per betaalmethode selecteren of bonnen betaald met die betaalmethode in de memoboeking komen of dat er een aparte factuur voor gemaakt moet worden.
Default is het doorzetten van dagomzet naar een memoboeking. Individueel of hybride kun je bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar Yuki staat beschreven welke velden worden doorgezet.
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Yuki.
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de Lightspeed Retail X-Series bon uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Lightspeed Retail X-Series bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Yuki bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Bij het gebruik van de hybride optie - dus zowel dagomzet als het doorzetten van individuele bonnen - controleert de koppeling de dagomzet en de individuele bonnen zoals hierboven beschreven. De koppeling controleert daarnaast of de bon een debiteur heeft en slechts 1 betaalmethode. Heeft de bon meer dan 1 betaalmethode of geen debiteurgegevens dan zal de bon niet worden doorgezet.
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één memoboeking doorgezet naar Yuki. In de regels van de Yuki memoboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie.
Bij een succesvolle controle wordt de bon doorgezet naar Yuki. De debiteurgegevens worden in de Yuki factuur gezet. Yuki verwerkt zelf de debiteurgegevens.
De dagomzet wordt eenmaal per dag doorgezet, de individuele bonnen ieder uur.
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.
De Lightspeed Retail X-Series kassa's draaien mogelijk op meerdere locaties. Als je een koppeling aanvraagt dan worden in principe de bonnen van alle kassa's opgehaald en doorgezet naar het boekhoudsysteem. Het kan gewenst zijn omzet en evt betalingen per kassa in aparte boekingen door te zetten naar het boekhoudsysteem.
Neem in dat geval contact met ons op. Er zijn dan meerdere koppelingen nodig en wij kunnen daarmee de omzet per kassa doorzetten naar Yuki.
3.Nodig: Yuki codes
Op de website van Yuki staat uitgelegd hoe je voor jouw Yuki administratie-code een toegangscode voor de koppeling aanmaakt als gebruiker met een directe rol. De toegangscode is de in Yuki gegenereerde 'webservices API-key’.
4.Installatie
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Lightspeed Retail kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Yuki. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Yuki administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Lightspeed Retail kassa en de BTW in Yuki
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de onderneming nodig.
Authenticatie kassa
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Connectie Yuki
Je legt de connectie met Yuki via de administratie-id en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Yuki. Je kunt de administratie-id en API sleutel nu invullen in het popup window.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Yuki. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden in de kassa en de tussenrekeningen uit Yuki.
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.
5.Day-to-day: Vanuit Lightspeed Retail X-Series
In deze sectie laten we zien hoe we de bonnen ophalen uit de kassa.
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een memoboeking aangemaakt in Yuki.
In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet. Bij de hybride optie worden de individuele bonnen dus per uur doorgezet en de dagomzet in de ochtend.
Debiteuren
Bij het doorzetten van de dagomzet maakt de koppeling een Yuki memoboeking aan zonder debiteur-gegevens. Als bonnen individueel worden doorgezet worden de debiteur-gegevens zoals naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer doorgezet. De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in Yuki. Matching van debiteuren tussen Lightspeed Retail X-Series en Yuki vindt plaats op emailadres.
Is er geen debiteur bij de bon aanwezig - de zgn anonieme kassaverkopen - dan wordt er op een vaste debiteur in Yuki geboekt. Deze vaste debiteur maak je aan in Yuki met een (mag fictief) e-mailadres. Dit e-mailadres geef je aan ons door, dan stellen wij hem in.
Bij de keuze voor hybride verwacht de koppeling altijd debiteur-gegevens bij de bon en is boeken op een default debiteur niet mogelijk.
Let op: De koppeling maakt alleen nieuwe debiteuren aan, maar wijzigt geen debiteuren in Yuki.
Uitwerking veldniveau bonnen
Naam veld | Waarden uit Lightspeed Retail X-Series bestelling |
Bon-id | [id] |
Bonnummer | [invoice_number] |
Datum | [sale_date] |
Kassa-id | [register_id], er wordt een kassa-identifier meegegeven en daarom kan per koppeling de aangesloten kasas's worden bepaald |
Klantid | [customer_id], als de waarde 0 is dan is er geen klant bij de bon |
Totaal incl BTW | [total_price] |
Totaal BTW | [total_tax] |
Totaal excl BTW | [Totaal incl BTW] - [Totaal BTW] |
Status bon | [status] Bonnen met status CLOSED zullen worden doorgezet. Dit is niet aanpasbaar. |
Wijzigingsdatum | [updated_at] Let op: Bij het ophalen van de bonnen voor dagomzet zoekt de koppeling op wijzigingsdatum, niet op [sale_date] of [created_at]. De reden is dat de status van de bon op een later moment kan worden aangepast naar completed en de bon moet op dat moment meegenomen worden in de dagomzet |
Let op: Bij Lightspeed Retail X-Series werkt met een default kortingsproduct. Als dit product gebruikt wordt dan is er een regel in de bon met als product-id dit kortingsproduct. De koppeling berekent het kortingsproduct evenredig terug naar de BTW percentages op de regels van de bon. Het kan daardoor voorkomen dat 1 regel met het kortingsproduct als twee regels in de bon verschijnt - een kortingsregel met 21% en een kortingsregel met 9%. | |
Naam veld | Waarden uit Lightspeed Retail X-Series bestelling |
De inhoud van de bonregels worden gebaseerd op de bonregel zelf en het bijbehorende product in de kassa. De producten die bij de bestelregels horen worden in 1 keer opgehaald uit de kassa. Vervolgens vindt er een matching plaats tussen het productid van het product in de kassa en het veld itemID in de regel. | |
Naast de producten worden de BTW categorieen in de kassa gebruikt om de BTW te bepalen in de bonregels. | |
Regel-id | [id] |
Naam | [name] |
Categorie | Op basis van de product-id wordt de product-type opgehaald. Indien het product tot meerdere categorieen behoort zal de lexicografische eerste categorie worden genomen. Indien het product-id tot geen enkele categorie behoort zal het product in de default categorie worden geplaatst. |
SKU | [sku] |
Aantal | [quantity] |
Korting | [discount] |
Bedrag excl BTW en korting | [price]. De korting wordt direct verwerkt in de regelprijs. |
BTW bedrag | [total_tax] |
Bedrag incl BTW | [price] + [total_tax] |
BTW percentage | BTW bedrag / Bedrag excl BTW Let op: Neem hier niet [tax_rate]. Vanwege de wereldwijde BTW-logica kan het BTW percentage in [tax_rate] afwijken van het BTW bedrag. Dit omdat bijvoorbeeld de US te maken heeft met afstand- en bedrag-afhankelijke BTW tarieven. |
BTWcode Yuki | Uit de BTW instellingen |
Omzetrekening Yuki | Hierbij wordt gebruikt gemaakt van de categorie in de bonregel indien de koppeling op categorieen boekt. Anders wordt de omzetrekening uit de BTW instellingen genomen. |
Naam veld | Waarden uit Lightspeed Retail X-Series klant |
Bij Lightspeed Retail X-Series bonnen haalt de koppeling het fysieke adres op, niet het postadres. | |
Adres |
De klant wordt opgehaald uit op basis van de customer_id in de bon.
|
Een bon kan meerdere betalingen hebben. Deze staan in [register_sale_payments] en worden een-voor-een verwerkt als er dagomzet wordt doorgezet. Indien er hybride wordt doorgezet, worden bonnen met meer dan 1 betaalmethode niet opgehaald, en niet doorgezet. | |
Naam veld | Waarden uit Lightspeed Retail X-Series bon [register_sale_payments] |
Betaaldatum | [payment_date] |
Betaalmethode | [name] |
Betaalmethode-id | [payment_type_id] |
Bedrag | [amount] |
6.Day-to-day: Naar Yuki
Een bon uit de Lightspeed Retail X-Series webwinkel wordt naar Yuki doorgezet als een Yuki factuur. De optie conceptfactuur is default en wordt het vaakst gebruikt. De optie verwerkte-factuur kun je bij ons aanvragen. Voor beide opties heb je de betaalde sales-module in Yuki nodig.
Default zet de koppeling in de Yuki factuurregels de eenheidsprijs en het aantal neer. Yuki zal zelf de berekening maken voor de regelprijzen. Dit kan leiden tot afrondingsverschillen. Mochten deze afrondingsverschillen onoverkomelijk zijn dan kan de koppeling via een speciale contract-instelling ook de regelprijzen meegeven. Voor Yuki zijn dan de regelprijzen leidend.
Deze werkwijze is niet standaard omdat Yuki dit in principe afraadt en alleen een uitzondering maakt voor specifieke situaties.
Bij het doorzetten van klantinformatie worden de gegevens meegegeven in de salestransactie en Yuki gaat het verder verwerken. Het factuuradres wordt meegegeven, ook als het verzendadres afwijkend is.
Uitwerking veldniveau Yuki
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
SalesInvoice | ||
Reference | 9483 |
Lightspeed Retail X-Series bonnen:
|
Subject | Bon 9483 |
|
PaymentMethod | Online | De betaalmethode, zoals ingesteld bij, tab Configuratie. |
Process | true | kan False of True zijn. |
EmailToCustomer | false | False, op aanvraag kan dit op true gezet worden. Maar alleen als er met status Verwerkt wordt doorgezet, dan wordt de factuur automatisch vanuit Yuki naar de klant gestuurd. |
Layout | Naam van de factuurlayout in Yuki. Wilt u dat de koppeling een bepaalde Factuurlayout uit Yuki gebruikt, geef ons dan de naam daarvan door, dan stellen wij het in. | |
Date | 2023-03-01 | bondatum |
PriceList | Standaard leeg, niet aanpasbaar. | |
Currency | EUR | Deze optie staat standaard uit. Je kunt contact met ons opnemen als je hier van gebruik wilt maken. |
Remarks | [notes] | |
Contact | ||
FullName | Sophie Fischer | voornaam achternaam |
FirstName | Sophie | voornaam |
LastName | Fischer | achternaam |
Gender | Unknown | |
CountryCode | NL | landcode |
City | Amsterdam | stad |
Zipcode | 1000AA | postcode |
AddressLine_1 | Stationstraat 12 | adres |
AddressLine_2 | Huis | |
Website | Standaard leeg, niet aanpasbaar. | |
CoCNumber | KVKNummer | |
VATNumber | BTWNummer | |
ContactType | Person | |
ContactPerson | ||
FirstName | Sophie | voornaam |
LastName | Fischer | achternaam |
Gender | Unknown | |
EmailAddress | sophie@webwinkelfacturen.nl |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
InvoiceLines | ||
InvoiceLine | ||
ProductQuantity | 1 | Aantal |
LineAmount | 29.56 | Regelbedrag incl BTW. Alleen op aanvraag en met contractinstelling push_lineprices. Yuki gebruikt in dat geval het regelbedrag en negeert de prijzen per stuk. |
LineVATAmount | 5.13 | BTW Regelbedrag. Alleen op aanvraag en met contractinstelling push_lineprices. Yuki gebruikt in dat geval het regelbedrag en negeert de prijzen per stuk. |
Product | ||
Description | Badslippers Maat 39 | ProductNaam |
Reference | SKU indien aanwezig | |
Category | ||
SalesPrice | 29.56 | Prijs per stuk incl BTW |
VATPercentage | 21 | BTW percentage |
VATIncluded | true | |
VATType | 1 | Op basis van de instellingen in het dashboard. Qua BTW codes wordt een vaste lijst gebruikt. |
GLAccountCode | 700800 | Grootboekrekening - deze is niet uit te schakelen. |
Remarks |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Onderwerp | Dagomzet datum | |
JournalType | GeneralJournal | |
Factuurnummer | Bestelnummer | Op aanvraag het factuurnummer. |
ProjectCode | Op verzoek in te stellen naar een default costcenter. | |
lines | ||
Description | Omschrijving |
Omschrijving:
|
Bedrag | Bedrag excl BTW | |
Tussen- of grootboekrekening | Zoals ingesteld via tab Configuratie van het dashboard. | |
DossierCode | Op verzoek in te stellen naar een default costcenter. | |
Taxline | ||
Description | BTW percentage over bedrag excl BTW. | Omschrijving |
EntryDate | Datum van de dagomzet. | |
Amount | BTW bedrag | |
GLAccount | De BTW rekening. | |
Bij het berekenen van het BTW bedrag wordt gesommeerd over alle regels van alle bonnen en deze wordt gegroepeerd per BTW percentage. |
7.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....