1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed Retail X-Series en Factuursturen.
Deze koppeling zorgt dat bonnen in de Lightspeed Retail X-Series kassa automatisch worden doorgezet naar Factuursturen. De bonnen worden per stuk doorgezet als factuur naar Factuursturen, of per dag verzameld en als dagfactuur in Factuursturen geplaatst. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Factuursturen, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Lightspeed Retail X-Series en in de FAQ voor Factuursturen.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling. De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen. Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een andere kassa of boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
2.Hoe de koppeling werkt
- Dagfactuur: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één dagfactuur in Factuursturen geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte factuur in Factuursturen geplaatst.
- Hybride: Een combinatie van de eerste twee opties op basis van betaalmethoden.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Optie 1: Aanmaken dagfactuur
Bij het aanmaken van de dagfactuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dagfactuur doorgezet naar Factuursturen. In de regels van de Factuursturen dagfactuur staat de omzet per BTW code.
Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als facturen naar Factuursturen.
Optie 3: Hybride
Deze optie is een mengvorm van de opties dagfactuur en Individueel. Je kunt per betaalmethode selecteren of bonnen betaald met die betaalmethode in de dagfactuur komen of dat er een aparte factuur voor gemaakt moet worden. Let op: Hoewel het mogelijk is om op betaalmethode te selecteren of een bon wel of niet individueel wordt doorgezet worden de betalingen voor de bonnen nooit in de dagfactuur geplaatst. In de dagfactuur staat alleen de omzet.
Default is het doorzetten van dagomzet naar een dagfactuur. Individueel of hybride kun je bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar Factuursturen staat beschreven welke velden worden doorgezet.
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Factuursturen.
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de Lightspeed Retail X-Series bon uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Lightspeed Retail X-Series bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Factuursturen bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Bij het gebruik van de hybride optie - dus zowel dagomzet als het doorzetten van individuele bonnen - controleert de koppeling de dagomzet en de individuele bonnen zoals hierboven beschreven. De koppeling controleert daarnaast of de bon een debiteur heeft en slechts 1 betaalmethode. Heeft de bon meer dan 1 betaalmethode of geen debiteurgegevens dan zal de bon niet worden doorgezet.
Voor het aanmaken van de dagfactuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dagfactuur doorgezet naar Factuursturen. In de regels van de Factuursturen dagfactuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief. De betaalde bedragen staan niet in dagfactuur.
Het doorzetten van een Lightspeed Retail X-Series bon naar Factuursturen gebeurt in twee stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in Factuursturen aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- De Factuursturen factuur wordt aangemaakt en doorgezet.
De dagomzet wordt eenmaal per dag doorgezet, de individuele bonnen ieder uur.
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.
De Lightspeed Retail X-Series kassa's draaien mogelijk op meerdere locaties. Als je een koppeling aanvraagt dan worden in principe de bonnen van alle kassa's opgehaald en doorgezet naar het boekhoudsysteem. Het kan gewenst zijn omzet en evt betalingen per kassa in aparte boekingen door te zetten naar het boekhoudsysteem.
Neem in dat geval contact met ons op. Er zijn dan meerdere koppelingen nodig en wij kunnen daarmee de omzet per kassa doorzetten naar Factuursturen.
3.Nodig: Factuursturen sleutel
Om contact te leggen met Factuursturen heb je een gebruikersnaam en API sleutel nodig. De gebruikersnaam is dezelfde waarmee je inlogt. De API key maak je aan binnen factuursturen.nl. Dat doe je door naar Instellingen > Verbindingen te gaan. Je ziet daar een knop waarmee je de API sleutel kunt aanmaken. Zorg dat de API sleutel op Actief staat en vul een omschrijving in zodat je later weet waar deze sleutel voor wordt gebruikt.
4.Installatie
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Lightspeed Retail kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Factuursturen. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Factuursturen administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Lightspeed Retail kassa en de BTW in Factuursturen
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de onderneming nodig.
Authenticatie kassa
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Authenticatie Factuursturen
Je legt de connectie met Factuursturen via je gebruikersnaam en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Factuursturen. Je kunt de gebruikersnaam en API sleutel invullen in het popup window.
Bij Factuursturen worden de BTW percentages gebruikt zoals deze in de bonnen staan. Het is niet mogelijk om aparte BTW tarieven en grootboekrekeningen in te stellen.
Indien er gekozen wordt voor de optie hybride - dus het aanmaken van een individuele factuur of een dagfactuur - dan kunnen hier de betaalmethoden worden ingericht. Per betaalmethode kan eenvoudig worden aangegeven of de factuur individueel aangemaakt dient te worden of dat de bon met deze betaalmethode deel uit maakt van de dagomzet.
5.Day-to-day: Vanuit Lightspeed Retail X-Series
In deze sectie laten we zien hoe we de bonnen ophalen uit de kassa.
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een dagfactuur aangemaakt in Factuursturen.
In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet. Bij de hybride optie worden de individuele bonnen dus per uur doorgezet en de dagomzet in de ochtend.
Debiteuren
Bij het doorzetten van de dagomzet maakt de koppeling een Factuursturen dagfactuur aan voor een default debiteur in Factuursturen Als bonnen individueel worden doorgezet worden de debiteur-gegevens zoals naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer doorgezet. De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in Factuursturen. Matching van debiteuren tussen Lightspeed Retail X-Series en Factuursturen vindt plaats op emailadres.
Is er geen debiteur bij de bon aanwezig - de zgn anonieme kassaverkopen - dan wordt er op een vaste debiteur in Factuursturen geboekt. Deze vaste debiteur maak je aan in Factuursturen met een (mag fictief) e-mailadres. Dit e-mailadres geef je aan ons door, dan stellen wij hem in.
Bij de keuze voor hybride verwacht de koppeling altijd debiteur-gegevens bij de bon en is boeken op een default debiteur niet mogelijk.
Let op: De koppeling maakt alleen nieuwe debiteuren aan, maar wijzigt geen debiteuren in Factuursturen.
Uitwerking veldniveau bonnen
Naam veld | Waarden uit Lightspeed Retail X-Series bestelling |
Bon-id | [id] |
Bonnummer | [invoice_number] |
Datum | [sale_date] |
Kassa-id | [register_id], er wordt een kassa-identifier meegegeven en daarom kan per koppeling de aangesloten kasas's worden bepaald |
Klantid | [customer_id], als de waarde 0 is dan is er geen klant bij de bon |
Totaal incl BTW | [total_price] |
Totaal BTW | [total_tax] |
Totaal excl BTW | [Totaal incl BTW] - [Totaal BTW] |
Status bon | [status] Bonnen met status CLOSED zullen worden doorgezet. Dit is niet aanpasbaar. |
Wijzigingsdatum | [updated_at] Let op: Bij het ophalen van de bonnen voor dagomzet zoekt de koppeling op wijzigingsdatum, niet op [sale_date] of [created_at]. De reden is dat de status van de bon op een later moment kan worden aangepast naar completed en de bon moet op dat moment meegenomen worden in de dagomzet |
Let op: Bij Lightspeed Retail X-Series werkt met een default kortingsproduct. Als dit product gebruikt wordt dan is er een regel in de bon met als product-id dit kortingsproduct. De koppeling berekent het kortingsproduct evenredig terug naar de BTW percentages op de regels van de bon. Het kan daardoor voorkomen dat 1 regel met het kortingsproduct als twee regels in de bon verschijnt - een kortingsregel met 21% en een kortingsregel met 9%. | |
Naam veld | Waarden uit Lightspeed Retail X-Series bestelling |
De inhoud van de bonregels worden gebaseerd op de bonregel zelf en het bijbehorende product in de kassa. De producten die bij de bestelregels horen worden in 1 keer opgehaald uit de kassa. Vervolgens vindt er een matching plaats tussen het productid van het product in de kassa en het veld itemID in de regel. | |
Naast de producten worden de BTW categorieen in de kassa gebruikt om de BTW te bepalen in de bonregels. | |
Regel-id | [id] |
Naam | [name] |
Categorie | Op basis van de product-id wordt de product-type opgehaald. Indien het product tot meerdere categorieen behoort zal de lexicografische eerste categorie worden genomen. Indien het product-id tot geen enkele categorie behoort zal het product in de default categorie worden geplaatst. |
SKU | [sku] |
Aantal | [quantity] |
Korting | [discount] |
Bedrag excl BTW en korting | [price]. De korting wordt direct verwerkt in de regelprijs. |
BTW bedrag | [total_tax] |
Bedrag incl BTW | [price] + [total_tax] |
BTW percentage | BTW bedrag / Bedrag excl BTW Let op: Neem hier niet [tax_rate]. Vanwege de wereldwijde BTW-logica kan het BTW percentage in [tax_rate] afwijken van het BTW bedrag. Dit omdat bijvoorbeeld de US te maken heeft met afstand- en bedrag-afhankelijke BTW tarieven. |
BTWcode Factuursturen | Uit de BTW instellingen |
Omzetrekening Factuursturen | Hierbij wordt gebruikt gemaakt van de categorie in de bonregel indien de koppeling op categorieen boekt. Anders wordt de omzetrekening uit de BTW instellingen genomen. |
Naam veld | Waarden uit Lightspeed Retail X-Series klant |
Bij Lightspeed Retail X-Series bonnen haalt de koppeling het fysieke adres op, niet het postadres. | |
Adres |
De klant wordt opgehaald uit op basis van de customer_id in de bon.
|
6.Day-to-day: Naar Factuursturen
Facturen worden niet automatisch verstuurd door Factuursturen. Neem contact met ons op als je wel wil dat facturen automatisch verstuurd worden.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Factuursturen debiteur gebruikt als debiteur van de Factuursturen transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Factuursturen. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.
Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
De koppeling maakt geen producten aan in Factuursturen.
Uitwerking veldniveau Factuursturen
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
clientnr | 647 | Factuursturen klant-id |
action | send | |
sendmethod | mail- Handmatig (default), of aanvraag email - automatisch versturen factuur | |
profile | 1 | |
sent | 2023-02-13 | bondatum |
alreadypaid | full | |
Paid price | Bedrag verkoop | |
reference | ||
line1 | bonnummer: 367439 | bonnummer |
line2 | Betaalmethode: Kredietkaart | indien naam van de betaalmethode aanwezig is |
lines | ||
Aantal | 1 | |
omschrijving | Bed Boxspring | |
tax_rate | 21.00 | BTW percentage |
price | 249.00 | Afhankelijk van het BTW type van de debiteur wordt de eenheidsprijs incl of excl BTW gebruikt. |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Contact | [voornaam][achternaam] | |
showcontact | true | |
company | [company] | |
address | [address1] [address2] [huisnummer] | |
postcode | [zipcode] | |
stad | [city] | |
land | [country] |
Als het stringlengte van [country] gelijk aan 2 of 3 is, dan land = [countryname]. Als land niet is meegegeven, dan wordt er standaard Nederland meegegven. |
telefoonnummer | [telnr] | |
mobiel | [mobiel] | |
[email] | ||
bankcode | standaard leeg. | |
btwnummer | [btwnummer] | |
tax_shifted | false | |
sendmethod | [mail] |
Als sendinvoice gelijk is aan debtorsend, dan is het sendmethod=[email]. Anders altijd [mail]. |
paymentmethod | 'bank' | |
mailintro | Geachte [voornaam][achternaam] | |
reference | Bedankt voor uw bestelling | |
notes_on_invoice | false | |
tax_type | [extax] | Als er priceincltax wordt meegegeven dan tax_type = [intax], anders is het altijd [extax]. |
7.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....