1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed POS Retail en Reeleezee.
Deze koppeling zorgt dat bonnen in de Lightspeed POS Retail kassa automatisch worden doorgezet naar Reeleezee. De bonnen worden per stuk doorgezet als bon of factuur naar Reeleezee, of per dag verzameld en als dag-factuur in Reeleezee geplaatst. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Reeleezee, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Lightspeed POS Retail en in de FAQ voor Reeleezee.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling. De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen. Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een andere kassa of boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
2.Hoe de koppeling werkt
- Dag-factuur: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één dag-factuur in Reeleezee geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte bon of factuur in Reeleezee geplaatst.
- Hybride: Een combinatie van de eerste twee opties op basis van betaalmethoden.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Optie 1: Aanmaken dag-factuur
Bij het aanmaken van de dag-factuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Reeleezee. In de regels van de Reeleezee dag-factuur staat de omzet per BTW code of productcategorie.
Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als bonnen of facturen naar Reeleezee.
Optie 3: Hybride
Deze optie is een mengvorm van de opties dag-factuur en Individueel. Je kunt per betaalmethode selecteren of bonnen betaald met die betaalmethode in de dag-factuur komen of dat er een aparte factuur voor gemaakt moet worden. Let op: Hoewel het mogelijk is om op betaalmethode te selecteren of een bon wel of niet individueel wordt doorgezet worden de betalingen voor de bonnen nooit in de dag-factuur geplaatst. In de dag-factuur staat alleen de omzet.
Default is het doorzetten van dagomzet naar een dag-factuur. Individueel of hybride kun je bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar Reeleezee staat beschreven welke velden worden doorgezet.
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Reeleezee.
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de Lightspeed POS Retail bon uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Lightspeed POS Retail bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Reeleezee bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Bij het gebruik van de hybride optie - dus zowel dagafsluiting als het doorzetten van individuele bonnen - controleert de koppeling de dagafsluiting en de individuele bonnen zoals hierboven beschreven. De koppeling controleert daarnaast of de bon een debiteur heeft en slechts 1 betaalmethode. Heeft de bon meer dan 1 betaalmethode of geen debiteurgegevens dan zal de bon niet worden doorgezet.
Voor het aanmaken van de dag-factuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Reeleezee. In de regels van de Reeleezee dag-factuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie. De betaalde bedragen staan niet in dag-factuur.
Het doorzetten van een Lightspeed POS Retail bon naar Reeleezee gebeurt in twee stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in Reeleezee aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- De Reeleezee bon of factuur wordt aangemaakt en doorgezet.
De dagomzet wordt eenmaal per dag doorgezet, de individuele bonnen ieder uur.
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.
De Lightspeed POS Retail kassa's draaien mogelijk op meerdere locaties. Als je een koppeling aanvraagt dan worden in principe de bonnen van alle locaties opgehaald en doorgezet naar het boekhoudsysteem. Het kan gewenst zijn omzet en evt betalingen per locatie in aparte boekingen door te zetten naar het boekhoudsysteem. Ook kan het gewenst zijn omzet uit een aangesloten webwinkel apart door te zetten.
Neem in dat geval contact met ons op. Er zijn dan meerdere koppelingen nodig en wij kunnen daarmee de omzet per locatie en zelfs per kassa doorzetten naar Reeleezee.
3.Nodig: Reeleezee authenticatie
Om toegang te maken heeft de koppeling een gebruikersnaam en wachtwoord van Reeleezee nodig. Vul hier niet de gebruikersnaam en het wachtwoord in waarmee je inlogt. Voor dit soort koppelingen kun je binnen Reeleezee een aparte gebruikersnaam aanmaken. Met deze gebruikersnaam kan je niet inloggen maar wel de koppeling leggen. Om de gebruikersnaam / wachtwoord aan te maken ga je naar Instellingen > Algemene instellingen > Web-services.
Klik op Nieuw in de rechterbovenhoek. Je ziet nu een scherm met twee tabbladen, nl Naam en Toegang. Vul een naam in voor de webservice koppeling en klik op Opslaan en daarna op Toegang. Pas nu kun je dit tabblad bezoeken.
Vul een gebruikersnaam en wachtwoord in. Bevestig het wachtwoord. Schrijf de nieuwe gebruikersnaam en het wachtwoord op. Dit moet je namelijk gebruiken voor de koppeling. Klik op Opslaan. Daarna moet je de Rechten voor de koppeling goed zetten. De koppeling moet kunnen lezen uit Reeleezee en facturen / boekingsbonnen kunnen toevoegen. In onderstaand plaatje zie je hoe de rechten het best ingesteld kunnen worden.
4.Installatie
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Lightspeed Retail kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Reeleezee. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Reeleezee administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Lightspeed Retail kassa en de BTW in Reeleezee
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de onderneming nodig.
Authenticatie kassa
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Connectie Reeleezee
Je legt de connectie met Reeleezee via de gebruikersnaam en wachtwoord die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Reeleezee. Je kunt de gebruikersnaam en het wachtwoord nu invullen in het popup window.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Reeleezee. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.
5.Day-to-day: Vanuit Lightspeed Retail
In deze sectie laten we zien hoe we de bonnen ophalen uit de kassa.
Uitwerking veldniveau bonnen
Naam veld | Waarden uit Lightspeed POS Retail bestelling |
Bon-id | [saleID] |
Bonnummer | [ticketNumber] |
Datum | [timeStamp] |
Kassa-id | [registerID] |
Shop-id | [shopID] |
Klantid | [customerID], als de waarde 0 is dan is er geen klant bij de bon |
Totaal incl BTW | [calcTotal] |
Totaal excl BTW | [calcSubtotal] minus [calcDiscount] |
Status bestelling | [financial_status] |
Status | Deze wordt als volgt bepaald:
|
Wijzigingsdatum | [timeStamp] |
Naam veld | Waarden uit Lightspeed POS Retail bestelling |
De inhoud van de bonregels worden gebaseerd op de bonregel zelf en het bijbehorende product in de kassa. De producten die bij de bestelregels horen worden in 1 keer opgehaald uit de kassa. Vervolgens vindt er een matching plaats tussen het productid van het product in de kassa en het veld itemID in de regel. | |
Naast de producten worden de BTW categorieen in de kassa gebruikt om de BTW te bepalen in de bonregels. | |
Regel-id | [saleLineID] |
Naam / Categorie / SKU en EAN |
De naam van de bestelregel wordt als volgt bepaald:
|
Aantal | [amount] |
BTW percentage | Er zijn twee BTW velden. In de praktijk wordt alleen het eerste gebruikt en die is gelijk aan [tax1Rate] uit de bonregel. Let op: Als het BTW percentage 0 is, maar het totaal van de regel zonder korting minus de korting ongelijk aan 0, dan wordt het BTW bedrag gedeeld op dit totaal. Het BTW bedrag is de som van de velden [calcTax1] en [calcTax2]. |
Regelbedragen incl en excl BTW | Hiervoor worden de velden [calcTotal] gebruikt. Voor de bedragen excl BTW wordt dit gedeeld door het 1 plus het BTW percentage uit de vorige regel. /td> |
BTWcode Reeleezee | Uit de BTW instellingen |
Omzetrekening Reeleezee | Hierbij wordt gebruikt gemaakt van de categorie in de bonregel indien de koppeling op categorieen boekt. Anders wordt de omzetrekening uit de BTW instellingen genomen. |
Naam veld | Waarden uit Lightspeed POS Retail klant |
Bij Lightspeed POS Retail bonnen is alleen sprake van een factuuradres, niet van een leveradres. | |
Adres |
Het adres wordt als bepaald uit de ContactAddresses en het eerste adres dat gevonden wordt wordt gebruikt
|
Adres | Het telefoonnummer wordt als bepaald uit de [Contact][Phones] en hieruit wordt [ContactPhone][number] gebruikt. |
6.Day-to-day: Naar Reeleezee
Bij het gebruik van de koppeling naar Reeleezee kunnen de bonnen doorgezet worden naar Reeleezee facturen of boekingsbonnen. Standaard staat facturen ingesteld. Wil je liever boekingsbonnen in Reeleezee zien neem dan contact op met webcare@webwinkelfacturen.nl.
Het bestelnummer uit de bon wordt in het veld Header geplaatst van de factuur als factuurnummer. Hou er rekening mee dat binnen Reeleezee alleen cijfers zijn toegestaan als factuurnummer. Andere tekens worden door de koppeling verwijderd. Als de koppeling facturen aanmaakt in Reeleezee dan moeten de factuurnummers opvolgend zijn. Dat wil zeggen dat een factuurnummer hoger moet zijn dan het laatst aangemaakte factuurnummer. Factuurnummers mogen zowel bij facturen als boekingsbonnen niet hergebruikt worden.
Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Reeleezee debiteur gebruikt als debiteur van de Reeleezee transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Reeleezee. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.
Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Uitwerking veldniveau Reeleezee
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
userName | info@sponiza.nl | De gebruikersnaam die binnen Reeleezee speciaal voor de koppeling is ingesteld |
password | 1239045 | Het wachtwoord voor de speciale Reeleezee gebruikersnaam |
Name | BV Company | Bedrijfsnaam (max lengte 45 posities) |
CreateDateTime | 2023-03-17T12:31:21 | |
SalesInvoice | ||
ReferenceNumber | default geen waarde, op verzoek het bestelnummer. Letters en andere niet-cijfers zijn uit het verwijderd, want Reeleezee accepteert alleen cijfers als referentie | |
ContactPersonReference | ||
CustomerReference | ||
@attributes | ||
Code | WS_1678710279526 | |
RecipientAddress | ||
Street | stationstraat 12 | straat |
Zipcode | 1000AA | postcode |
City | Amsterdam | stad |
CountryCode | NL | Landcode |
DocumentDate | 2023-03-10 | |
BookDate | 2023-03-17 | Besteldatum |
IsVatIncludedInPrice | true | Prijzen incl BTW: true als de prijzen in de webwinkel incl BTW zijn, anders false |
Status | open | open als de waarde bestelling ongelijk aan 0 is, anders tentative. |
Header | Bestelling 2190320394 | Bestelling bestelnummer - de letters en andere tekens komen hier nu wel voor. Let op dat voor boekingsbonnen de header niet zichtbaar is. |
PaymentReference | 2190320394 | Bestelnummer zonder letters en andere niet-cijfer tekens. |
DocumentOrigin | receipt | alleen gevuld bij doorzetten naar boekingsbonnen |
Regels | ||
Description | 1x Weekplanner roze | Omschrijving |
Quantity | 1 | aantal |
Unit | ST | Eenheid, dit is niet aan te passen. |
Price | 14.9900 | Eenheidsprijs incl BTW - als de prijzen in de webwinkel incl BTW zijn, anders regelprijs excl BTW. |
VatCode | H | BTW code |
AccountReference | ||
Number | 8000 | Grootboekrekening, zoals ingesteld op het dashboard. |
7.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....