1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Zettle en Factuursturen.
De koppeling haalt daarnaast de Zettle inhoudingen op. Deze worden per dag of individueel doorgezet als negatieve facturen naar Factuursturen. Voor het gebruik van de koppeling hanteren we een proefperiode van 30 dagen.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Factuursturen, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Zettle en in de FAQ voor Factuursturen.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling. De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen. Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een andere kassa of boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
2.Hoe de koppeling werkt
- Dagfactuur: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één Dagfactuur in Factuursturen geplaatst.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte factuur in Factuursturen geplaatst.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Optie 1: Aanmaken dagfactuur
Bij het aanmaken van de dagfactuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dagfactuur doorgezet naar Factuursturen. In de regels van de Factuursturen dagfactuur staat de omzet per BTW code.
Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als facturen naar Factuursturen.
Default is het doorzetten van dagomzet naar een dagfactuur. Individueel kun je bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar Factuursturen staat beschreven welke velden worden doorgezet.
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Factuursturen.
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de Zettle bon uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Zettle bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Factuursturen bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Voor het aanmaken van de dagfactuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dagfactuur doorgezet naar Factuursturen. In de regels van de Factuursturen dagfactuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief. De betaalde bedragen staan niet in dagfactuur.
De Factuursturen factuur wordt aangemaakt en doorgezet. De factuur wordt onder een default debiteur in Factuursturen geboekt
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op het dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.
3.Nodig: Factuursturen sleutel
Om contact te leggen met Factuursturen heb je een gebruikersnaam en API sleutel nodig. De gebruikersnaam is dezelfde waarmee je inlogt. De API key maak je aan binnen factuursturen.nl. Dat doe je door naar Instellingen > Verbindingen te gaan. Je ziet daar een knop waarmee je de API sleutel kunt aanmaken. Zorg dat de API sleutel op Actief staat en vul een omschrijving in zodat je later weet waar deze sleutel voor wordt gebruikt.
4.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
1. Het leggen van de connectie met de Zettle kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Factuursturen. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Factuursturen administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Zettle kassa en de BTW in Factuursturen
Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de onderneming nodig.
Authenticatie kassa:
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Authenticatie Factuursturen
Je legt de connectie met Factuursturen via je gebruikersnaam en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Factuursturen. Je kunt de gebruikersnaam en API sleutel invullen in het popup window.
Bij Factuursturen worden de BTW percentages gebruikt zoals deze in de bonnen staan. Het is niet mogelijk om aparte BTW tarieven en grootboekrekeningen in te stellen.
Indien er gekozen wordt voor de optie hybride - dus het aanmaken van een individuele factuur of een dagfactuur - dan kunnen hier de betaalmethoden worden ingericht. Per betaalmethode kan eenvoudig worden aangegeven of de factuur individueel aangemaakt dient te worden of dat de bon met deze betaalmethode deel uit maakt van de dagomzet.
5.Day-to-day: Vanuit Zettle
In deze sectie laten we zien hoe we de bonnen ophalen uit de kassa.
Bij dagomzet worden telkens in de vroege ochtend de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een Dagfactuur aangemaakt in Factuursturen. Zowel de omzet als de betaling wordt uitgelezen. Is er een verschil tussen de omzet en het betaalde bedrag dan wordt dit verschil apart als betaalregel opgenomen.
In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet. Bij de hybride optie worden de individuele bonnen dus per uur doorgezet en de dagomzet in de ochtend.
De koppeling zet niet alleen de bonnen door maar ook de betaalkosten. Zet de koppeling de bonnen 1-voor-1 door dan zet de koppeling de betaalkosten ook 1-voor-1 door. Anders worden de betaalkosten per dag verzameld en als 1 doorgezet.
Zettle bonnen hebben geen klant-gegevens. Als bonnen individueel worden doorgezet dan worden zij geboekt op een default debiteur. De betaalkosten worden doorgezet naar Factuursturen negatieve facturen en geboekt onder de default-crediteur die is ingesteld bij tab Configuratie van het dashboard.
Uitwerking veldniveau bonnen
Naam veld | Waarden uit Zettle bon |
Bon-id | [purchaseUUID1] |
Bonnummer | [purchaseNumber], evt voorafgegaan door een prefix - aanvragen via webcare@webwinkelfacturen.nl |
Datum | Op basis van [timestamp] |
Totaal incl BTW zonder korting | Sommatie velden [grossValue] van de [products] in de bon. Bedrag is in centen, na de sommatie delen door 100. |
Totaal BTW zonder korting | Sommatie velden [grossTax] van de [products] in de bon. Bedrag is in centen, na sommatie delen door 100. |
Totaal excl BTW zonder korting | Totaal incl BTW zonder korting minus Totaal BTW zonder korting |
Totaal incl BTW met korting | [amount] |
Totaal BTW met korting | [vatAmount] |
Totaal excl BTW met korting | Totaal incl BTW met korting minus Totaal BTW met korting |
Valuta | Veld [currency] |
Status | Veld [status] |
Naam veld | Waarden uit de Zettle bonregel |
De regels van de bon staan in veld [products]. Deze worden een voor een bekeken en verwerkt. | |
Regel-id | [id] |
Naam | [productName] |
Categorie | [category][uuid] |
product-id | [productUuid] |
productvariant | [variantUuid] |
SKU | [sku] |
Aantal | [quantity] |
BTW percentage | [vatPercentage] |
Eenheidsprijs incl BTW | De eenheidsprijs incl BTW wordt als volgt berekend:
|
Regelprijs excl BTW | [rowTaxableAmount] / 100 - in dit bedrag zit de korting verwerkt. |
Eenheidsprijs excl BTW | regelprijs excl BTW / [quantity] - in dit bedrag zit de korting verwerkt. |
Regelprijs incl BTW | [rowTaxableAmount] / 100 - in dit bedrag zit de korting verwerkt. |
Eenheidsprijs excl BTW | [vatPercentage] |
Regelbedragen incl en excl BTW | Hiervoor worden de velden [totalPrice] en [totalPriceWithoutVat] gebruikt |
BTW codes en rekeningen Factuursturen | Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard |
Let op: Alle regels worden in 1 keer nagelopen. Hierna wordt gekeken of de regels optellen tot het totaal van de bon. Als de bon nog niet voltooid is mag er een verschil zijn. Is de bon wel voltooid en kloppen de bedragen in de regels niet met het totaalbedrag in de bon dan vindt er een harde exit plaats. De verwerking stopt omdat er een situatie is voorgekomen die echt niet mag gebeuren. Dit is een extra beveiliging die voorkomt dat verkeerde data in Factuursturen terecht komt. |
Naam veld | Waarden uit Zettle betaalkosten |
Betaalkosten-id | md5([originatingTransactionUuid] + ; + [timestamp] + ; + [amount] + ; + [originatorTransactionType]). Dit is gekozen om er een string uit te krijgen |
Kosten-nummer | [originatingTransactionUuid] |
Leverancier | Zoals ingesteld op het dashboard |
Datum | Op basis van [timestamp] |
Totaal incl BTW en excl BTW | [amount] / 100. Zettle rekent geen BTW, dus deze bedragen zijn gelijk aan elkaar. |
Valuta | Veld [currency] |
Naam veld | Waarden uit Zettle betaalkosten-regel |
Zettle heeft geen aparte betaalkosten-regel. Voor het doorzetten hebben we die regel wel nodig. Een inkoopboeking in Factuursturen heeft immers wel regels. Daarom worden de velden uit de betaalkosten-boeking op een slimme manier gekopieerd naar de betaalkosten-regel. | |
id | [originatingTransactionUuid] |
Omschrijving | [originatingTransactionType] |
Aantal | 1 |
Type | purchase |
BTW percentage | 0 |
Eenheids- en regelprijzen incl BTW en excl BTW | [amount] / 100. Zettle rekent geen BTW, dus deze bedragen zijn gelijk aan elkaar. |
BTW bedragen | 0 |
BTW codes en rekeningen Factuursturen | Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard |
6.Day-to-day: Naar Factuursturen
Facturen worden niet automatisch verstuurd door Factuursturen. Neem contact met ons op als je wel wil dat facturen automatisch verstuurd worden.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Factuursturen debiteur gebruikt als debiteur van de Factuursturen transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Factuursturen. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.
Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
De koppeling maakt geen producten aan in Factuursturen.
Uitwerking veldniveau Factuursturen
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
clientnr | 647 | Factuursturen klant-id |
action | send | |
sendmethod | mail- Handmatig (default), of aanvraag email - automatisch versturen factuur | |
profile | 1 | |
sent | 2023-02-13 | |
alreadypaid | full | |
Paid price | Bedrag verkoop | |
reference | ||
line1 | bestelnummer: 367439 | bonnummer |
line2 | Betaalmethode: Kredietkaart | indien naam van de betaalmethode aanwezig is |
lines | ||
Aantal | 1 | |
omschrijving | Bed Boxspring | |
tax_rate | 21.00 | BTW percentage |
price | 249.00 | Afhankelijk van het BTW type van de debiteur wordt de eenheidsprijs incl of excl BTW gebruikt. |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Contact | [voornaam][achternaam] | |
showcontact | true | |
company | [company] | |
address | [address1] [address2] [huisnummer] | |
postcode | [zipcode] | |
stad | [city] | |
land | [country] |
Als het stringlengte van [country] gelijk aan 2 of 3 is, dan land = [countryname]. Als land niet is meegegeven, dan wordt er standaard Nederland meegegven. |
telefoonnummer | [telnr] | |
mobiel | [mobiel] | |
[email] | ||
bankcode | standaard leeg. | |
btwnummer | [btwnummer] | |
tax_shifted | false | |
sendmethod | [mail] |
Als sendinvoice gelijk is aan debtorsend, dan is het sendmethod=[email]. Anders altijd [mail]. |
paymentmethod | 'bank' | |
mailintro | Geachte [voornaam][achternaam] | |
reference | Bedankt voor uw bestelling | |
notes_on_invoice | false | |
tax_type | [extax] | Als er priceincltax wordt meegegeven dan tax_type = [intax], anders is het altijd [extax]. |
7.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....