1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed K-series (Ikentoo) en Twinfield.
Deze koppeling zorgt dat bonnen in de Lightspeed K-series (Ikentoo) kassa automatisch worden doorgezet naar Twinfield. De bonnen worden per dag verzameld en als memoboeking in Twinfield geplaatst. Het is in deze koppeling niet mogelijk de bonnen een-voor-een door te zetten. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Twinfield, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Lightspeed K-series (Ikentoo) en in de FAQ voor Twinfield.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling. De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen. Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
2.Hoe de koppeling werkt
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Twinfield.
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één memoboeking doorgezet naar Twinfield. In de regels van de Twinfield memoboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.
De Lightspeed K-series (Ikentoo) kassa kan gebruikt worden voor meerdere vestigingen. Per vestiging is een aparte koppeling nodig. Bij meerdere vestigingen kun je het beste contact met ons opnemen zodat we per aanmelding de juiste vestiging kunnen aansluiten.
3.Voorbereiding Twinfield
Om te koppelen met Twinfield is een eigen gebruikersnaam / wachtwoord om in te loggen verplicht. De koppeling dient met deze gebruikersnaam / wachtwoord gelegd te worden.
Bij het gebruik van een accountancy gebruikersnaam / wachtwoord krijgt de koppeling toegang tot alle administraties die onder de accountant vallen. Dat is zeer onwenselijk. Het gevolg kan zijn dat de koppeling in de verkeerde administratie boekt. Daarnaast heeft de koppeling toegang tot alle administraties die onder de accountancy licentie vallen. Dit is onwenselijk vanuit een security oogpunt en is in tegenspraak met de AVG regelgeving.
Voor meer informatie: FAQ: Kan ik als boekhouder via mijn accountancy licentie een administratie koppelen?
4.Installatie
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Lightspeed Retail K-series (Ikentoo) kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Twinfield. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Twinfield administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Lightspeed K-series (Ikentoo) kassa en de BTW in Twinfield
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de onderneming nodig.
Authenticatie kassa
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Connectie Twinfield
De connectie met Twinfield loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Twinfield voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Twinfield account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Twinfield gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je een andere wilt gebruiken - dan kan dat door op de Connect knop te klikken.
Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Twinfield eerst de administratiecode van je Twinfield administratie instelt. Je kunt ook de debiteuren dimensie wijzigen. Standaard in Twinfield is een debiteuren dimensie 1300.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Twinfield. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden in de kassa en de tussenrekeningen uit Twinfield.
De tussenrekeningen die getoond worden zijn Balansrekeningen.
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.
5.Day-to-day: Vanuit Ikentoo
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een Memoboeking aangemaakt in Twinfield.
6.Day-to-day: Naar Twinfield
Voor bonnen in Lightspeed K-series (Ikentoo) kunnen in Twinfield conceptboekingen of facturen worden aangemaakt. De optie conceptboeking is default en wordt het vaakst gebruikt. De optie facturen kun je bij ons aanvragen. Voor de optie facturen heb je de betaalde factuur-module nodig, zie ook de FAQ.
Uitwerking veldniveau Twinfield
Naam | Voorbeeld | Opmerking | |
@attributes | |||
destiny | temporary | ||
raisewarning | true | ||
header | |||
code | VRK | ||
office | 300333 | ||
invoicenumber | 5869 | bonnummer | |
date | 20230203 | bondatum | |
Currency | EUR | Standaard, op aanvraag variabel. | |
Totalline | |||
type | total | ||
id | 4 | debiteur-id | |
dim1 | 1600 | Debiteurendimensie | |
dim2 | 4539 | Debiteurendimensie | |
debitcredit | debit | ||
value | 82.20 | Totaalprijs Incl. BTW | |
basevalue | 82.20 | Totaalprijs Incl. BTW | |
description | 4121 | Omschrijving: bonnummer | |
Detaillines | |||
@attributes | |||
type | detail | ||
id | 5 | ||
dim1 | 2000 | Debiteurendimensie | |
debitcredit | credit | ||
basevalue | 33.47 | Regelprijs Excl. BTW | |
value | 33.47 | Regelprijs Excl. BTW | |
description | 24 st Prof. tekenpapier. | Productomschrijving, lengte max 35. | |
vatvalue | 7.03 | BTW bedrag | |
vatcode | VH | BTW code | |
Kostenplaats | 1 default kostenplaats per koppeling. | ||
ICP | Indien het een ICP boeking is: | ||
Performancetype | goods | ||
Performancecountry | [isocountry] | Land van levering | |
Performancevatnumber | [vatnr] | BTW nummer | |
In de BTW bedragen wordt het eventuele afrondingsverschil verwerkt als het afrondingsverschil hoogstens 5 cent is. |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
header | ||
office | KJ903932 | |
invoicetype | FACTUUR | Dit is niet aan te passen. |
invoicedate | 20230308 | bondatum |
headertext | Bon 3234002342 | Bon bonnummer |
customer | 9023 | Klantcode |
currency | EUR | Standaard, op aanvraag variabel. |
status | concept | |
Betaalmethode | Bank | |
Detailline | ||
@attributes | ||
id | 4 | |
article | 0 | |
description | 70 x 70 schildersdoek | Omschrijving |
quantity | 9 | aantal |
units | 1 | |
unitspriceexcl | 21.50 | eenheidsprijs excl. BTW |
dim1 | 3456 | Grootboekrekening |
vatcode | VH | BTW code |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Header | ||
Datum | Datum van de omzet. | Deze datum wordt ook gebruikt als nummer. |
Nummer | datum | |
Dagboek | MEMO | |
Valuta | EUR | standaard, op aanvraag variabel. |
lines | ||
Omschrijving | Naam categorie, betaalmethode of BTW omzet. | |
Bedrag | Bedrag excl BTW | |
BTW Bedrag | ||
BTW code | Er zal altijd een BTW code worden toegevoegd, ook voor de betalingen. | Het is niet mogelijk deze weg te laten. |
Rekening | Omzet- of tussenrekening | |
Kostenplaats | Er is één kostenplaats per koppeling mogelijk. |
7.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....