1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed K-series (Ikentoo) en Exact Online.
Deze koppeling zorgt dat bonnen in de Lightspeed K-series (Ikentoo) kassa automatisch worden doorgezet naar Exact Online. De bonnen worden per dag verzameld en als kasboeking in Exact Online geplaatst. Het is in deze koppeling niet mogelijk de bonnen een-voor-een door te zetten. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Exact Online, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Lightspeed K-series (Ikentoo) en in de FAQ voor Exact Online.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling. De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen. Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
2.Hoe de koppeling werkt
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Exact Online.
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één kasboeking doorgezet naar Exact Online. In de regels van de Exact Online kasboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.
De Lightspeed K-series (Ikentoo) kassa kan gebruikt worden voor meerdere vestigingen. Per vestiging is een aparte koppeling nodig. Bij meerdere vestigingen kun je het beste contact met ons opnemen zodat we per aanmelding de juiste vestiging kunnen aansluiten.
3.Voorbereiding Exact Online
Om te koppelen met Exact Online is een eigen gebruikersnaam / wachtwoord om in te loggen verplicht. De koppeling dient met deze gebruikersnaam / wachtwoord gelegd te worden. Per koppeling is een aparte gebruikersnaam nodig. Indien u dus twee of meer koppelingen met Exact Online bij ons heeft lopen dan heeft u 2 of meer Exact Online gebruikersnamen nodig. Zie voor meer informatie https://faq.webwinkelfacturen.nl/content/19/258/nl/bij-het-maken-van-de-connectie-voor-een-tweede-koppeling-vervalt-de-connectie-voor-mijn-eerdere-koppeling-hoe-kan-dat.html
Bij het gebruik van een accountancy gebruikersnaam / wachtwoord krijgt de koppeling toegang tot alle administraties die onder de accountant vallen. Dat is zeer onwenselijk vanuit een security oogpunt en is in tegenspraak met de AVG regelgeving. Zie voor meer informatie: https://faq.webwinkelfacturen.nl/content/19/184/nl/kan-ik-als-boekhouder-via-mijn-accountancy-licentie-een-administratie-koppelen.html
4.Installatie
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Lightspeed Retail K-series (Ikentoo) kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Exact Online. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Exact Online administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Lightspeed K-series (Ikentoo) kassa en de BTW in Exact Online
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de onderneming nodig.
Authenticatie kassa
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
De authenticatie met Exact Online loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Exact Online voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Exact Online account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Exact Online gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je via een andere Exact Online gebruiker de connectie wilt leggen - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Bonnen uit Lightspeed K-series (Ikentoo) kunnen worden doorgezet naar Exact Online bestellingen, facturen of verkoopboekingen. Via de contract-instellingen is de gewenste optie te selecteren.
Divisiecode Exact Online
Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Exact Online eerst de divisiecode van je Exact Online administratie instelt. Zolang de divisiecode onbekend is kunnen gegevens uit je Exact Online administratie, zoals BTW codes, grootboekrekeningen, dagboeken en betaalcondities zijn afhankelijk van deze divisiecode, niet opgehaald worden. Na het instellen van de divisiecode kan het handig zijn om de de gegevens opnieuw op te halen uit Exact Online. Dit doe je via de twee pijltjes naast de copy-knop.
Dagboek Exact Online
Er dient een dagboek ingesteld te worden voor de boekingen. Voor het aanmaken van verkoopboekingen dient hier een verkoopdagboek te worden ingesteld. Voor Nederlandse administraties is dit meestal dagboek 70 en voor Belgische administraties 700. Voor de omzetboekingen dient een kasdagboek te worden ingesteld. Voor Nederlandse administraties is dit meestal dagboek 10.
Betaalconditie Exact Online
Bij het aanmaken van nieuwe debiteuren zal de koppeling een betaalconditie instellen. Via de dropdown kan de betaalconditie geselecteerd worden die de koppeling aan nieuwe debiteuren toevoegt. Deze betaalconditie wordt niet toegevoegd als het een bestaande debiteur betreft.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Exact Online. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
De Exact Online BTW codes worden getoond afhankelijk van de contract instellingen. Is er gekozen voor Exact Online excl dan zullen alleen de Exact Online BTW codes excl worden getoond. Is gekozen voor Exact Online incl dan worden alleen de Exact Online BTW codes incl getoond. Alleen de Winst en Verlies grootboekrekeningen aan de credit-zijde worden getoond.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd.
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden in de kassa en de tussenrekeningen uit Exact Online.
De tussenrekeningen die getoond worden zijn Balansrekeningen aan de debet zijde. Indien in de naam van de rekening de string posledger staat, dan wordt deze rekening ook getoond. Let op: Voor de betaalmethoden mogen geen kas-rekeningen worden ingesteld, ook niet voor de betaalmethode contant of cash. De reden is dat de koppeling een kasboeking in Exact Online aanmaakt.
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.
5.Day-to-day: Vanuit Ikentoo
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een Kasboeking aangemaakt in Exact Online.
6.Day-to-day: Naar Exact Online
Aanmaken kasboeking
Bij het doorzetten van de dagomzet wordt een kasboeking aangemaakt met daarin de omzet en de betalingen.
Uitwerking veldniveau Exact Online
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Dagboek | 10 | Dagboek kas |
Regels kasboeking | ||
Omschrijving | BTW laag | Bij boeken op totalen het BTW percentage. Bij boeken op categorieen de naam van de categorie. |
Datum | 2022-12-21 | De datum van de dagomzet |
Bedrag | 121.00 | Bedrag incl BTW als BTW incl is ingericht, anders het bedrag excl BTW. |
Omzetrekening | GUID | Zoals ingesteld bij tab Configuratie van het dashboard |
BTW code | 2 | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
7.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....