Handleiding: Cashdesk Wisteria - Moneybird

1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Cashdesk en Moneybird.

De koppeling zorgt dat een kassa-afsluiting uit de Cashdesk kassa automatisch wordt doorgezet naar een dag-factuur in Moneybird. Omdat de kassa-afsluitingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende

1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Moneybird, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.

3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Cashdesk en in de FAQ voor Moneybird.

Er is een proefperiode van 30 dagen.

2.Hoe de koppeling werkt

In de kassa-afsluiting staat de omzet per BTW percentage en productcategorie en de betaalde bedragen per betaalmethode. De omzet zal wel doorgezet worden naar Moneybird, de betaalde bedragen niet.
Boeken kassa-afsluiting
Kassa-afsluitingen worden ieder uur opgehaald. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Moneybird. In de regels van de Moneybird dag-factuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie

Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

3.Nodig: Cashdesk

1. Vraag de koppeling aan bij Cashdesk

2. Zodra je bevestiging hebt gehad kan de koppeling gemaakt worden. Navigeer naar de winkelinstellingen

3. Selecteer “Wisteria integratie instellen” onder het kopje integraties van derden

4. Vul het ClientID en ClientsecretID in vanuit je Wisteria account

5. Selecteer of de data per aanbieder, per productgroep of een combinatie hiervan doorgestuurd wordt naar het boekhoudpakket.

6. Sla de instellingen op

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Connectie Moneybird
De connectie met Moneybird loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Moneybird voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Moneybird account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Moneybird gelegd.

Administratie en factuurlayout
Voor het gebruik van de koppeling dien je op te geven naar welke administratie de facturen gestuurd moeten worden. Ook dien je een factuurlayout op te geven voor de Moneybird facturen. Doe je dat niet dan kunnen de facturen helaas niet aangemaakt worden in Moneybird.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Moneybird. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

De BTW tarieven uit de Cashdesk kassa opgehaald en in het overzicht getoond.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

5.Day-to-day: Vanuit Cashdesk

De data wordt na het maken van een dagafsluiting ingeschoten in het boekhoudpakket.

Zie hier een filmpje hoe je een dagafsluiting kunt maken: https://www.youtube.com/watch?v=-BLU9EMSWE4&list=PL0szW03iXjICSBUA0fpaZTtyjBcldW5Np&index=1

6.Day-to-day: Naar Moneybird

Aanmaken transacties
Aan het einde van deze sectie staat op veldniveau uitgewerkt hoe we een Moneybird factuur aanmaken.

Verzendstatus: Het is mogelijk om de verzendstatus van de Moneybird factuur op verzonden te zetten. Hiervoor is het nodig dat de Moneybird debiteur verzendmethode handmatig heeft. Het is mogelijk om bij ons aan te vragen dat een Moneybird factuur altijd of juist nooit de status verzonden krijgt.

Automatisch versturen factuur: Ook al heeft de koppeling de status verzonden, dat betekent niet dat Moneybird de factuur automatisch verstuurd. Immers in Moneybird kan de factuur handmatig of per email verzonden worden. Wil je dat de factuur automatisch per email verstuurd wordt neem dan contact met ons op. Wij kunnen dat dan voor je instellen.

Betaalstatus: Het is mogelijk om de betaalstatus van de Moneybird factuur op betaald te zetten. Hiervoor is het nodig dat de Moneybird de status verzonden heeft. Daarnaast moet de kassa-afsluiting betaald zijn. Het is mogelijk om bij ons aan te vragen dat een Moneybird factuur altijd of juist nooit de status betaald krijgt. Bij Mollie betalingen kan het Mollie transactionid ook doorgezet worden naar Moneybird.
Let op: Soms komt een betaling op een kassa-afsluiting pas later binnen en heeft de koppeling de kassa-afsluiting al doorgezet naar Moneybird. In dat geval wordt er dus geen betaal-request door de koppeling doorgestuurd. De enige remedy is contact met ons op te nemen met het verzoek hard in te stellen dat alle bestellingen altijd de status betaald meekrijgen.

Workflows: De koppeling doet niets met de Moneybird workflows. Het is dus niet mogelijk om met de factuur een workflow mee te geven.

---

Uitwerking veldniveau Moneybird

Uitwerking op veld-niveau Moneybird factuur. +-

Naam	Voorbeeld	Opmerking
sales_invoice
Datum	2023-01-11T19:46:56+01:00
Referentie	1698
Factuurnummer	INV1234	Alleen op aanvraag en gelijk aan het op aanvraag. Het is beter als Moneybird zelf het factuurnummer bepaalt.
contact_id	89387832984u987229	Id Moneybird debiteur.
Prijzen incl BTW	true	Als de prijzen in de webwinkel incl BTW zijn, anders false.
Factuurprofiel		Zoals ingesteld op het dashboard
details_attributes
amount	1	Aantal
description	A4 - poster	Omschrijving
tax_rate_id	230205097768912088	BTW code
price	33.00	Eenheidsprijs incl BTW, als de prijzen in de webwinkel incl BTW zijn, anders eenheidsprijs excl BTW
ledger_account_id	230205097213166793	ID van de omzet categorie zoals ingesteld op het dashboard.
prices_are_incl_tax	1
document_style_id	389430293784902308	Op aanvraag, er is 1 default project-id (kostenplaats) in te vullen per koppeling.

Uitwerking op veld-niveau Moneybird betaling. +-

Naam	Voorbeeld
Betaaldatum	[date]
Bedrag	Het bedrag uit de betaling
Transaction-identifier	Betalings Id
Rekening	(Grootboekrekening) Wordt meegegeven als deze is ingesteld.

Uitwerking op veld-niveau Moneybird klant. +-

Naam	Voorbeeld	Opmerking
bedrijfsnaam	[company]
voornaam	[firstname]
achternaam	[lastname]	Als de voornaam & achternaam niet wordt meegegeven dan is de achternaam -> NN.
adres	[adres]
postcode	[zipcode]
stad	[city]
land	[isocode]
mobiel	[telnr]
email	[email]
Chamber of commerce	[KvK]
BTWnummer	[btwnr]
delivery method	Manual
klantId		Leeg, tenzij er [customerid] of [referenceid] wordt meegegeven.

7.Support