1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Cashdesk en Factuursturen.
De koppeling zorgt dat een kassa-afsluiting uit de Cashdesk kassa automatisch wordt doorgezet naar een dagfactuur in Factuursturen. Omdat de kassa-afsluitingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Factuursturen, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Cashdesk en in de FAQ voor Factuursturen.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
2.Hoe de koppeling werkt
Boeken kassa-afsluiting
Kassa-afsluitingen worden ieder uur opgehaald. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dagfactuur doorgezet naar Factuursturen. In de regels van de Factuursturen dagfactuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Aan het begin van de verwerking van een kassa-afsluiting voeren we een aantal controles op de Cashdesk kassa-afsluiting uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Cashdesk kassa-afsluiting gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de kassa-afsluiting een overeenkomstige BTW code in Factuursturen bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de kassa-afsluiting niet eerder is doorgezet.
Nadat de kassa-afsluiting is doorgestuurd en een succesmelding van Factuursturen is ontvangen wordt de kassa-afsluiting als afgehandeld aangemerkt. De Cashdesk kassa-afsluiting verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Factuursturen een foutmelding terug bij het verwerken van de kassa-afsluiting dan verschijnt de kassa-afsluiting bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de kassa-afsluiting met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de kassa-afsluitingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Factuursturen verderop in de handleiding.
3.Nodig: Cashdesk
-
Vraag de koppeling aan bij Cashdesk
-
Zodra je bevestiging hebt gehad kan de koppeling gemaakt worden. Navigeer naar de winkelinstellingen
-
Selecteer “Wisteria integratie instellen” onder het kopje integraties van derden
-
Vul het ClientID en ClientsecretID in vanuit je Wisteria account
-
Selecteer of de data per aanbieder, per productgroep of een combinatie hiervan doorgestuurd wordt naar het boekhoudpakket.
-
Sla de instellingen op
4.Nodig: Factuursturen sleutel
Om contact te leggen met Factuursturen heb je een gebruikersnaam en API sleutel nodig. De gebruikersnaam is dezelfde waarmee je inlogt. De API key maak je aan binnen factuursturen.nl. Dat doe je door naar Instellingen > Verbindingen te gaan. Je ziet daar een knop waarmee je de API sleutel kunt aanmaken. Zorg dat de API sleutel op Actief staat en vul een omschrijving in zodat je later weet waar deze sleutel voor wordt gebruikt.
5.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
1. Het leggen van de connectie met de Cashdesk kassa. Cashdesk regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Factuursturen. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Factuursturen administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
De authenticatie wordt door Cashdesk gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
Authenticatie Factuursturen
Je legt de connectie met Factuursturen via je gebruikersnaam en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Factuursturen. Je kunt de gebruikersnaam en API sleutel invullen in het popup window.
Bij Factuursturen worden de BTW percentages gebruikt zoals deze in de kassa-afsluitingen staan. Het is niet mogelijk om aparte BTW tarieven en grootboekrekeningen in te stellen.
6.Day-to-day: Vanuit Cashdesk
De data wordt na het maken van een dagafsluiting ingeschoten in het boekhoudpakket.
Zie hier een filmpje hoe je een dagafsluiting kunt maken: https://www.youtube.com/watch?v=-BLU9EMSWE4&list=PL0szW03iXjICSBUA0fpaZTtyjBcldW5Np&index=1
7.Day-to-day: Naar Factuursturen
Facturen worden niet automatisch verstuurd door Factuursturen. Neem contact met ons op als je wel wil dat facturen automatisch verstuurd worden.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Factuursturen debiteur gebruikt als debiteur van de Factuursturen transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Factuursturen. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.
Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
De koppeling maakt geen producten aan in Factuursturen.
Uitwerking veldniveau Factuursturen
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
clientnr | 647 | Factuursturen klant-id |
action | send | |
sendmethod | mail- Handmatig (default), of aanvraag email - automatisch versturen factuur | |
profile | 1 | |
sent | 2023-02-13 | |
alreadypaid | full | |
Paid price | Bedrag verkoop | |
reference | ||
line1 | bestelnummer: 367439 | |
line2 | Betaalmethode: Kredietkaart | indien naam van de betaalmethode aanwezig is |
lines | ||
Aantal | 1 | |
omschrijving | Bed Boxspring | |
tax_rate | 21.00 | BTW percentage |
price | 249.00 | Afhankelijk van het BTW type van de debiteur wordt de eenheidsprijs incl of excl BTW gebruikt. |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Contact | [voornaam][achternaam] | |
showcontact | true | |
company | [company] | |
address | [address1] [address2] [huisnummer] | |
postcode | [zipcode] | |
stad | [city] | |
land | [country] |
Als het stringlengte van [country] gelijk aan 2 of 3 is, dan land = [countryname]. Als land niet is meegegeven, dan wordt er standaard Nederland meegegven. |
telefoonnummer | [telnr] | |
mobiel | [mobiel] | |
[email] | ||
bankcode | standaard leeg. | |
btwnummer | [btwnummer] | |
tax_shifted | false | |
sendmethod | [mail] |
Als sendinvoice gelijk is aan debtorsend, dan is het sendmethod=[email]. Anders altijd [mail]. |
paymentmethod | 'bank' | |
mailintro | Geachte [voornaam][achternaam] | |
reference | Bedankt voor uw bestelling | |
notes_on_invoice | false | |
tax_type | [extax] | Als er priceincltax wordt meegegeven dan tax_type = [intax], anders is het altijd [extax]. |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Debiteur | Factuursturen - default debiteur | |
Action | send | |
verzendmethode | mail - handmatig | |
Factuurlayout | ||
Datum verzonden | besteldatum | |
Betaald bedrag | bedrag factuur, als de bon status betaald heeft. | |
Referentie-regels | ||
Regel 1 | Afsluiting naam | |
Factuurregels |
|
8.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....